Conoce por qué la supervisión adecuada es clave para el éxito financiero de tu negocio.
En el mundo empresarial actual, es común que algunas personas subestimen la importancia de los contadores, creyendo que no son necesarios para llevar a cabo las operaciones diarias. Con los avances tecnológicos y la disponibilidad de herramientas como programas computacionales y hojas de cálculo como Excel, muchas empresas optan por gestionar su contabilidad de manera independiente. Sin embargo, esta tendencia puede generar riesgos significativos si no se considera la responsabilidad que recae sobre el dueño o dueña del negocio.
La responsabilidad de que las actividades dentro de una organización se ejecuten correctamente siempre recae en el dueño, el representante legal, el directorio o los ejecutivos de la empresa. Son ellos quienes deben adoptar medidas de supervisión para asegurar que la gestión del área contable se desarrolle de manera óptima. Aunque no siempre se cuenta con conocimientos profundos sobre contabilidad o recursos humanos, es aquí donde el papel de un asesor contable se vuelve fundamental.
El asesor contable no solo proporciona las herramientas necesarias para tomar decisiones informadas, sino que también ofrece alineamientos y principios básicos para proteger tu negocio. Desde la supervisión del pago de impuestos hasta el cumplimiento de las obligaciones laborales, un buen asesor es clave para mantener la salud financiera de la empresa.
Implementa Medidas Clave para Fortalecer la Gestión Contable:
1- Crea credenciales con restricciones: Establece controles específicos para el acceso al software o herramienta de contabilidad, limitando las funciones disponibles según el rol del usuario. Esto garantiza que solo el personal autorizado tenga acceso a la información crítica.
3- Diseña un protocolo para los procesos contables y de remuneraciones: Un conjunto de procedimientos claros, acompañado de controles internos, es esencial para prevenir errores y fraudes. Este protocolo debe ser fácil de seguir y comprender, asegurando que todos en la organización puedan adherirse a él.
5- Diseña un diagrama de flujo de actividades: Un buen diagrama de flujo explica claramente cómo funcionan las actividades dentro de la organización. Ayuda a entender cómo se deben realizar las tareas y qué hacer en caso de problemas. Con un diagrama de flujo bien hecho, todos saben cómo trabajar y qué pasos seguir para resolver cualquier inconveniente.
2- Controla los accesos y el uso de los ERP de contabilidad: Los sistemas ERP son esenciales para la gestión contable, pero pueden convertirse en un riesgo si no se manejan adecuadamente. Implementa medidas de seguridad que permitan monitorear y regular quién tiene acceso a estos sistemas, protegiendo así la información financiera de la empresa.
4- Establece un protocolo de acción para eventuales inconvenientes: No importa cuán bien estructurada esté la gestión contable, siempre existe la posibilidad de que surjan problemas. Un protocolo de acción claro permite actuar rápidamente ante cualquier inconveniente, minimizando su impacto en las operaciones de la empresa.
6- Crea un organigrama: Un organigrama bien estructurado es clave para mantener el orden dentro del departamento contable. Si tu empresa tiene varias subdivisiones, asegúrate de que el organigrama refleje correctamente la jerarquía y las responsabilidades de cada área. Esto no solo facilita la comunicación, sino que también permite una mejor coordinación entre los distintos equipos.
Para más información sobre cómo optimizar la gestión contable en tu empresa, no dudes en contactarnos o visitar nuestra página web. Estamos aquí para ayudarte a tomar las mejores decisiones y asegurar el éxito de tu negocio.
